Οδηγός με βήματα: Tι χρειάζομαι για να ανοίξω ένα eshop

Η εκθετική αύξηση της χρήσης του διαδικτύου για αγορές προϊόντων και υπηρεσιών έχει οδηγήσει, τα τελευταία χρόνια, πολλές επιχειρήσεις σε στροφή προς το ηλεκτρονικό εμπόριο. Είτε μεταφέροντας στον ψηφιακό κόσμο τα προϊόντα μιας υφιστάμενης επιχείρησης, είτε κάνοντας έναρξη μιας νέας, οι επιχειρηματίες στρέφονται στο ηλεκτρονικό κόσμο όλο και περισσότερο.

Το άρθρο αυτό έρχεται να δώσει απαντήσεις στην ερώτηση “θέλω να ανοίξω το δικό μου e–shop, τι κάνω & από πού ξεκινάω”, εξηγώντας βήμα-βήμα όλες τις ενέργειες που πρέπει να γίνουν για να ξεκινήσεις να πουλάς τα προϊόντα ή/και τις υπηρεσίες σου online.

Πάμε να τις δούμε!

Έναρξη εμπορικής επιχείρησης

Για σένα που διαθέτεις, ήδη, μια επιχείρηση και θέλεις να ξεκινήσεις να πουλάς τα εμπορεύματά σου στο διαδίκτυο, φυσικά θα παραλείψεις αυτό το βήμα. Εσύ όμως που δεν είσαι, ήδη, στο επιχειρείν, θα πρέπει πρώτα να κάνεις έναρξη επιχείρησης στην εφορία, για να μπορείς να εκδίδεις τα απαραίτητα παραστατικά πώλησης, όπως ορίζει η ελληνική νομοθεσία. Για να κάνεις έναρξη επιχείρησης, υπάρχουν συγκεκριμένα βήματα που απαιτούνται (IKE, EΠΕ, ΟΕ κ.λπ.), τα οποία είναι τα εξής:

• Επιλέγοντας μεταξύ Επαγγελματικού και Εμπορικού Επιμελητηρίου, θα πρέπει να κάνεις μια προσωρινή εγγραφή στο αρμόδιο επιμελητήριο, μαζί με τον απαραίτητο έλεγχο της επωνυμίας που θέλεις για την επιχείρησή σου.
• Έπειτα, ακολουθεί η βεβαίωση εγγραφής στον ασφαλιστικό φορέα (ΕΦΚΑ, ΟΑΕΕ), η οποία στη συνέχεια θα πρέπει να προσκομιστεί στην αρμόδια ΔΟΥ.
• Ακολουθεί η έναρξη στην εφορία και η απόκτηση ΑΦΜ για την επιχείρηση.
• Τέλος, γίνεται η οριστική εγγραφή στο αρμόδιο επιμελητήριο, ακολουθούμενη από την καταχώρισή της στο Γενικό Εμπορικό Μητρώο (ΓΕΜΗ).

Μπορεί οι ενέργειες αυτές να φαίνονται απλές, σε κάθε περίπτωση όμως, η βοήθεια από έναν έμπειρο λογιστή ή φοροτεχνικό θα σε γλυτώσει από αρκετό χρόνο και πισωγυρίσματα στην όλη διαδικασία. Θα έχεις τη δυνατότητα να λύσει απορίες σου και να βρεις τις απαντήσεις που, ενδεχομένως, θα σε γλυτώσουν από προβλήματα στο μέλλον! Επιπλέον, θα χρειαστείς μια ταμειακή μηχανή ή ένα φορολογικό μηχανισμό για την έκδοση αποδείξεων.

Μιας και μιλάμε για ηλεκτρονικό κατάστημα, η ύπαρξη φυσικού καταστήματος δεν είναι απαραίτητη. Όμως, σε πολλές περιπτώσεις, κρίνεται απαραίτητη η ύπαρξη ενός χώρου/αποθήκης -για τη φύλαξη και οργάνωση των εμπορευμάτων, που μπορεί να αποτελεί τη νόμιμη έδρα της εταιρείας σου. Εξαίρεση αποτελεί το dropshipping, στο οποίο ένας επιχειρηματίας μπορεί να χρησιμοποιεί το ηλεκτρονικό κατάστημά του για να πουλάει προϊόντα τρίτων. Εκεί, η φύλαξη και οργάνωση των εμπορευμάτων γίνονται στις αποθήκες των τρίτων προσώπων.

Καλή γνώση της νομοθεσίας και νομική κάλυψη

Δεν είναι λίγες οι φορές που νεοσύστατες επιχειρήσεις ηλεκτρονικού εμπορίου έρχονται αντιμέτωπες με νομικά ζητήματα, λόγω της έλλειψης γνώσης πάνω σε νομικά θέματα, όπως: GDPR, όροι χρήσης και προϋποθέσεις, πνευματικά δικαιώματα και άλλα. Η καλύτερη λύση, αν θέλεις να γλυτώσεις χρόνο από τη μελέτη της νομοθεσίας, είναι η συνεργασία με έναν εξειδικευμένο σε θέματα ηλεκτρονικού εμπορίου νομικό, ο οποίος θα σε προετοιμάσει κατάλληλα και θα εξασφαλίσει νομικά το e-shop σου. Τα πιο σημαντικά στοιχεία που πρέπει να προσέξεις στην αρχή είναι:

• Οι Όροι Χρήσης, ως απαραίτητο μέτρο προστασίας για εσένα και τον πελάτη.
• Η Πολιτική Απορρήτου.
• Οι πολιτικές παραγγελιών, πληρωμών, αποστολής και επιστροφής προϊόντων.
• Η κατοχύρωση πνευματικών δικαιωμάτων (λογότυπο, πατέντες, φωτογραφίες κ.ά.).
• Η Πολιτική Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων (GDPR).

Η συνεργασία σου, λοιπόν, με ένα δικηγόρο θα διασφαλίσει τους όρους και τις προϋποθέσεις λειτουργίας του ηλεκτρονικού καταστήματός σου και θα ορίσει τις Πολιτικές Απορρήτου. Οι αλλαγές, άλλωστε, που επέφερε στη νομοθεσία το GDPR, από το 2018, καθιστά απαραίτητη τη συνεργασία αυτή σε οποιαδήποτε εταιρεία δραστηριοποιείται ηλεκτρονικά.

Πόσο έτοιμος είσαι για το GDRP; Ο Χρυσός Οδηγός σού παρέχει τα κατάλληλα πακέτα συμμόρφωσης για το Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, εδώ.

Συνεργασία με προμηθευτές προϊόντων

Εάν δεν επιθυμείς να πουλήσεις προϊόντα που παράγεις ή διαθέτεις ήδη, θα πρέπει να εντοπίσεις τους κατάλληλους προμηθευτές, εφόσον έχεις αποφασίσει τις κατηγορίες προϊόντων στις οποίες θέλεις να δραστηριοποιηθείς. Σημαντικό είναι να επιλέξεις αξιόπιστους και οικονομικούς προμηθευτές και να επενδύσεις σε μια σχέση άψογης συνεργασίας.

Τα στοκ και οι χρόνοι παράδοσης είναι δύο τομείς στους οποίους θα πρέπει να δώσεις ιδιαίτερο βάρος, όταν αξιολογείς τους μελλοντικούς συνεργάτες σου. Συνήθως, στις πρώτες εβδομάδες θα έχεις σχηματίσει εικόνα για τους προμηθευτές που επέλεξες, ώστε να πάρεις αποφάσεις για τη συνέχεια ή όχι της συνεργασίας σας.

Στο πλαίσιο, επίσης, της συνεργασίας με έναν προμηθευτή, οι επιχειρήσεις ηλεκτρονικού εμπορίου λαμβάνουν τα προϊόντα από εκείνον, συνήθως, μέσω ενός αρχείου excel ή csv, για να τα εισαγάγουν απευθείας στο e-shop τους.

Μια πιο εξελιγμένη μορφή αυτής της διαδικασίας είναι η πλήρης αυτοματοποίηση του τρόπου με τον οποίο συγχρονίζουν αυτά τα αρχεία, σε επίπεδο διαθεσιμότητας και τιμών, καθώς και η εισαγωγή ή διαγραφή προϊόντων που έχουν προστεθεί ή αφαιρεθεί από τα συγκεκριμένα αρχεία, μέσω γέφυρας μεταξύ του ηλεκτρονικού καταστήματος και του ERP του συνεργάτη.

Για παράδειγμα, αρκετές επιχειρήσεις που δραστηριοποιούνται ηλεκτρονικά στην εμπορία ανταλλακτικών αυτοκινήτων έχουν συγχρονίσει το e-shop τους με μεγαλύτερους προμηθευτές χονδρικής, με αποτέλεσμα να εμφανίζουν τεράστια ποικιλία προϊόντων, περισσότερες πληροφορίες για διαθεσιμότητα/τιμές κ.ά.

Εύρεση εταιρείας courier (ταχυμεταφορές)

Για να αποστείλεις τις παραγγελίες στους πελάτες σου, θα χρειαστεί η συνεργασία με μια εταιρεία ταχυμεταφορών (courier), η οποία θα αναλάβει τη συλλογή των προϊόντων από την αποθήκη σου και την παράδοσή τους στους πελάτες. Στην τελική τιμή παράδοσης κάθε δέματος, ο παράγοντας του βάρους παίζει, συνήθως, σημαντικό ρόλο. Οι τιμές στην αγορά κυμαίνονται μεταξύ 2,5€ και 3,5€ για δέματα έως 2 κιλά. Η καλύτερη λύση είναι να ζητήσεις μια εξειδικευμένη προσφορά, από μια αξιόπιστη εταιρεία της αγοράς, με βάση το είδος των προϊόντων που εμπορεύεσαι (βάρος, ποσότητα, όγκος).

Ένα συχνό ερώτημα, που προκύπτει, είναι το πώς θα αξιολογήσεις μια εταιρεία ταχυμεταφορών. Οι βασικότεροι παράγοντες είναι οι χρόνοι παράδοσης και η κατάσταση στην οποία παραδίδεται κάθε δέμα. Σημαντικό είναι, επίσης, οι όροι επιστροφών και αλλαγών να συμβαδίζουν με το πλάνο που θέλεις η επιχείρησή σου να ακολουθήσει. Τα παραπάνω, λοιπόν, πρέπει να είναι τα βασικά αντικείμενα συζήτησης πριν το κλείσιμο μιας συμφωνίας με μια εταιρεία courier.

Τρόποι πληρωμής και υλοποίηση

Τώρα που έχεις τακτοποιήσει την προμήθεια και αποστολή των προϊόντων σου, το επόμενο βήμα είναι η εύρεση και επιλογή των τρόπων πληρωμής. Η παροχή εναλλακτικών τρόπων πληρωμής και η ευελιξία σε αυτόν τον τομέα είναι άκρως σημαντική στο σύγχρονο και ανταγωνιστικό ψηφιακό περιβάλλον!

Οι τρόποι πληρωμής χωρίζονται σε δυο βασικές κατηγορίες, στις ψηφιακές πληρωμές και τις πληρωμές σε φυσικό περιβάλλον. Οι ψηφιακές πληρωμές διενεργούνται, εξ ολοκλήρου, στο ηλεκτρονικό κατάστημα μέσω της διασύνδεσής του με το σύστημα ηλεκτρονικών πληρωμών -όπως αυτό των τραπεζών (Cardlink, ePOS Paycenter κ.ά.) και με άλλες σχετικές υπηρεσίες (PayPal, Viva Wallet, Skrill κ.λπ.).

Όσον αφορά στις πληρωμές σε φυσικό περιβάλλον, αυτές περιλαμβάνουν τους λίγο πολύ γνωστούς τρόπους πληρωμής: σε τράπεζα, αντικαταβολή με courier, παραλαβή από συνεργάτη ή clever points και πληρωμή/παραλαβή από το κατάστημα.

Σχετικά με τη διασύνδεση του ηλεκτρονικού καταστήματός σου με ένα σύστημα πληρωμών, υπεύθυνη είναι η εταιρεία κατασκευής του e-shop, καθώς απαιτείται τεχνική υλοποίηση και έλεγχος λειτουργίας για την εύρυθμη και ασφαλή λειτουργία των πληρωμών.

Κατασκευή και υποστήριξη του e–shop 

Η κατασκευή ενός ηλεκτρονικού καταστήματος μπορεί να φαντάζει ως μια απλή υπόθεση, αλλά αυτό δεν είναι παρά μόνο μια παγίδα στην οποία πέφτουν πολλοί! Πριν προχωρήσεις στη συνεργασία σου με μια εταιρεία κατασκευής ιστοσελίδων, θα πρέπει να σκεφθείς τις λειτουργίες που θέλεις να ενσωματώσεις στο e-shop σου.

Ωστόσο εταιρείες όπως ο Χρυσός Οδηγός, με εμπειρία στη δημιουργία ιστοσελίδων και ηλεκτρονικών καταστημάτων, μπορούν να σε συμβουλεύσουν στις βέλτιστες πρακτικές πάνω στην κατασκευή ηλεκτρονικών καταστημάτων, να κατασκευάσουν το δικό σου e-shop και να σου δώσουν λύσεις σε προβλήματα που μπορεί να προκύψουν στο μέλλον.

Κάποιες από τις λειτουργίες που πρέπει να ενσωματώσεις στο e-shop σου είναι οι εξής:

• Σύνδεση με το ERP ή τη βάση δεδομένων και πελατών της επιχείρησής σου.
• Αυτόματη φόρτωση των προϊόντων μέσω excel/csv ή του ERP.
• Εξελιγμένα φίλτρα αναζήτησης.
• Web design με ποικίλες δυνατότητες που θα προσαρμόζονται σε όλες τις κινητές συσκευές και ένα e-shop φιλικό προς τους χρήστες.
• Υλοποίηση των βέλτιστων SEO πρακτικών (on site και off site).

Σε κάθε περίπτωση, επίλεξε να συνεργαστείς με μια εταιρεία που θα έχει εμπειρία στην κατασκευή ιστοσελίδων και θα μπορεί να σε κατευθύνει κατάλληλα, με βάση τις ανάγκες και το budget σου. Έχε στο νου σου ότι η πλειοψηφία των ιστοσελίδων βασίζεται σε έτοιμα CMS (πλατφόρμες διαχείρισης περιεχομένου) όπως το WordPress, το οποίο πληροί όλες τις προδιαγραφές για ένα ακόμα θέμα που θα σε απασχολήσει, το SEO (βελτιστοποίηση για μηχανές αναζήτησης).

Επιπλέον, το όνομα του ιστότοπου (domain name), ο χώρος φιλοξενίας (server) και η τεχνική υποστήριξη είναι τομείς που θα πρέπει να αποτελέσουν προτεραιότητα για σένα.

Διαφήμιση και προώθηση προϊόντων

Τέλος, εφόσον έχεις ξεκινήσει να λειτουργείς το δικό σου ηλεκτρονικό κατάστημα και να κάνεις τον πρώτο σου τζίρο, το επόμενο βήμα είναι η προώθηση-διαφήμισή του. Ειδικά για ένα νέο ηλεκτρονικό κατάστημα που δεν έχει προλάβει να χτίσει μια δυνατή online παρουσία και δεν είναι αρκετά αναγνωρίσιμο, η online διαφήμιση αποτελεί μια λύση που θα φέρει άμεσα αποτελέσματα, εφόσον αξιοποιηθεί σωστά και στοχεύσει στο κατάλληλο κοινό.

Η αξιοποίηση των online τρόπων διαφήμισης (π.χ. Facebook Ads, Google Ads) εγγυάται την προβολή των προϊόντων σου σε χρήστες που ενδιαφέρονται γι’ αυτά.

Η συνεργασία με έναν εξειδικευμένο πάροχο ψηφιακών διαφημιστικών λύσεων, όπως ο Χρυσός Οδηγός (με πιστοποίηση από Google και Facebook), είναι σημαντική για να διασφαλίσεις ότι τα χρήματά σου αξιοποιούνται στο μέγιστο και ότι η επένδυσή σου σε προβολή στον ψηφιακό περιβάλλον θα φέρει το ανάλογο αποτέλεσμα.

Σύνοψη

Παραπάνω είδαμε, αναλυτικά, ποια είναι τα βασικά βήματα για την έναρξη λειτουργίας ενός ηλεκτρονικού καταστήματος, από την αρχή μέχρι το τέλος. Η έναρξη ενός e-shop απαιτεί προσεκτικές κινήσεις σε όλα τα μήκη και τα πλάτη του έργου. Από την τήρηση της νομοθεσίας όσον αφορά στην έναρξη επιχείρησης και την προστασία των προσωπικών δεδομένων των επισκεπτών, μέχρι την επιλογή συνεργάτη για την ανάπτυξη της πλατφόρμας. Κάθε βήμα είναι σημαντικό, καθώς προδιαγράφει το χρόνο και την επένδυση που απαιτείται για την υλοποίηση του στόχου σου.

Μπορείς να απευθυνθείς στην εξειδικευμένη ομάδα συμβούλων του Χρυσού Οδηγού για την κατασκευή του δικού σου ηλεκτρονικού καταστήματος με βάση τις σύγχρονες τεχνολογικές προδιαγραφές, αλλά και για την ενίσχυσή του με την